Minimale Prozessdokumentation in Scribble

Die Minimalkriterien einer Prozessdokumentation

Entlang der einzelnen Phasen innerhalb eines agilen Prozessmanagement Projektes mit Scribble kann auf ein Mindestmaß einer Dokumentation nicht verzichtet werden. Die Kriterien dafür orientieren sich an den im Moment gängigen Standards im Bereich des Prozessmanagements (Wächter/Vedder, 2001; Pfitzinger, 2002; Brauer, 2004). An diesen Minimalkriterien für eine Prozessdokumentation orientieren sich die 4 Kapitel (Teile) des Drehbuch und des Storyboards:

  • Prozessinhalt – die Kurzfassung des Inhaltes und Zwecks des entsprechenden Prozesses (Teilprozesses), inhhaltlich ausgeführt im Kapitel 4 des Drehbuches. Aus Sicht der Übersichtlichkeit sollte die verwendete Granularität der Beschreibung gering und von der Formulierung her betrachtet aus der Perspektive des Prozesskunden sein. Sinnvoll kann es dabei sein, die 3-C Methode von Cohn (vgl. 2004, S. 25ff.) anzuwenden. Diese beschreibt die 3 Cs mit „Card“, „Communication“ und „Confirmation“. Card: Die Prozessbeschreibung muss in ihrer Kurzform auf einer Metaplankarte Platz finden und aus Sicht des Prozesskunden formuliert sein. Communication: Diese Prozessbeschreibung muss allen Beteiligten kommuniziert werden. Confirmation: Die Akzeptanzkriterien – ebenfalls kurz formuliert – sind dafür notwendig, um damit das jeweilige Ergebnis und die Qualität des jeweiligen Prozessschrittes überprüfen zu können (z.B. im Teilprozess „Kundenauftrag anlegen in einem Produktionsbetrieb“: Der Kundenauftrag muss innerhalb von 8 Std. nach Einlangen des Kundenauftrages als Produktionsauftrag vollständig erfasst werden). Die Reihenfolge der Teilprozesse muss in der Aufstellung der einzelnen Teilprozesse zusätzlich ersichtlich sein.
  • Erfolgskriterien – Was sind die wichtigsten Voraussetzungen, damit der Prozess zu voller Zufriedenheit abläuft? Ein bis maximal drei 3 Faktoren (z.B. eine Minimalbetreuungszeit für Tätigkeit und Kommunikation mit dem Kunden), ausgeführt in der Übersichtsbeschreibung des jeweiligen Storyboards.
  • Prozessinput – der Impuls, der diesen Prozess (Teilprozess) auslöst. Der Input kann auch das Ergebnis eines anderen Prozesses sein (z.B. löst in einem Industriebetrieb der Kundenauftrag als Ergebnis des Vertriebsprozesses den Produktionsprozess aus).
  • Prozessoutput – das Ergebnis des Prozesses (z.B. das Ergebnis des Vertriebsprozesses ist der Kundenauftrag)
  • Prozessschnittstellen – Schnittstellen zu anderen Prozessen (Teilprozessen).
  • Prozesskunde – jene Person oder Personengruppen, die im fertig definierten Prozess mit dem Ergebnis des Prozesses arbeiten.
  • Prozesslieferant – jene Person oder Personengruppe, die im fertig definierten Prozess diesen jeweiligen Prozessschritt erstellt oder bearbeitet.
  • Prozessressourcen – jene Ressourcen die im Rahmen des Prozesses verwendet werden. Diese sind aus dem Drehbuch im Kapitel 2 bzw. in der Requisitenliste ausgeführt. Sie werden als sogenannte 3 M´s eingeteilt in:
    • Mitarbeiter – die im Prozess tätig sind, und jene Personen, die für die Prozessdurchführung unbedingt erforderlich sind (z.B. Pflegekräfte und Hilfspflegekräfte in einem Spital).
    • Material – Arbeitsumgebung, Betriebsmittel, Infrastruktur. In welcher Arbeitsumgebung findet der Prozess statt und welche Betriebsmittel, Infrastruktur etc. werden benötigt? (z.B. Medikamente in einem Pflegeprozess oder PC-System inkl. der dafür notwendigen Software zur Erfassung von Patientendaten).
    • Medien (Informationen, Unterlagen und Know-how) – jene Informationen und Unterlagen, welche standardmäßig für die Durchführung des Prozesses benötigt werden (z.B. Patientendaten für die Zusammenstellung der Medikamentation während der täglichen Frühvisitation durch das Pflegepersonal inkl. der dafür notwendigen Checklisten bzw. die Ausbildung zur medizinischen Pflege in einem österreichischen Spital).

Als Dokumentation kann ein Video der Abläufe dienen, das bei Training oder Simulation der Prozesse in Scribble produziert wurde, oder im simpelsten Fall dient das Storyboard als dauerhafte, jedoch jederzeit  änderbare Prozessbeschreibung .

Als minimale Prozessdokumentation eignet sich ebenso die Ausfomulierung eines „Canvas“ (Osterwalder, A./Pigneur, Y.; 2011 – Business Model Generation: Ein Handbuch für Visionäre, Spielveränderer und Herausforderer). Im abgebildeten Beispiel ist ein Prozessbeispiel eines Servicebereiches in einem Telekommunikationsunternehmen beschrieben.

 

 

6 Kommentare

  1. Autor
    Manfred Brandstaetter 4 Jahren vor

    Ich besuchte gestern das „Lean Coffee Cologne“, eine selbstorganisierte Ringveranstaltung, die wöchentlich von einer Community rund um das Thema „Agiles Arbeiten“ organisiert wird. Dabei stellte ich die Methode Scribble kurz vor.

    Eine interessante Frage tauchte in der Diskussion auf: „Wie schafft man in der Methode Scribble, Prozesse und auch deren Veränderungen in grossen Konzernen zu skalieren? Dies kann ich mir im Moment nämlich nicht vorstellen!“

    Die Antwort kam aus der Gruppe: „Denkt doch einmal nach. Vor der Einführung von Scrum konntest Du Dir ebenso nicht vorstellen, dass selbstorganisiertes Projektmanagement überhaupt funktioniert. Und Scrum als Methode für agiles Projektmanagement zeigt dort seine Stärke, wo Projekte eine entsprechende Grösse und Komplexität erreicht haben.“

    • Autor
      Manfred Brandstaetter 4 Jahren vor

      Meine Anmerkung dazu: Im Moment ist Scribble unternehmesweit in Firmen mit maximal 350 Mitarbeitern, in Konzernen nur partiell in Business Units eingesetzt.

      Eine Skalierung mit Scribble in Anlehnung an Scrum kann zB so erfolgen, dass in der Scribble-Betriebsphase ein regelmässiger Austausch mit den verbundenen Prozesskunden in einer Art „Scrum of Scrums“ organisiert wird.

      Ach ja, Frederic Laloux schreibt in „Reinventig Organizations“ (2015, S.87) über die Skalierungsmöglichkeiten von selbstorganisierten und selbstbestimmten Unternehmensorganisationen und bringt dazu Beispiele aus Unternehmen mit bis zu 40.000 Mitarbeitern.

  2. Michael Baldauf 4 Jahren vor

    Hallo Manfred,

    wie siehst Du denn den Einsatz von Scribble in stark reglementierten Branchen wie der Finanzdienstleistung, die ja per Gesetz zu der Dokumentation vonProzessen verpflichtet ist.

    Schöne Grüße un Dank für deine Gedanken

    Michael

    • Autor
      Manfred Brandstaetter 4 Jahren vor

      Hallo Michael,

      sorry – hat ein wenig länger gedauert, dass ich antworten konnte.

      Nun auf Deine Frage möchte ich – wie folgt – antworten:
      – Die reine Prozessdokumentation – also die Beschreibung der Vorgänge, Prozessergebnisse, Prozessmitarbeiter und -verantwortliche, Prozessnahtstellen – ist grundsätzlich durch Einsatz von Scribble auf eine Mindestmass reduzierbar – das ist schon durch viele Unternehmensbeispiele sichtbar.
      – Allfällig gesetzlich notwendige und zusätzliche Verfahrensanweisungen oder Zusatzdokumentation ist von Scribble unabhängig und wird wahrscheinlich auch davon nicht beeinflusst werden – da wird Scribble wahrscheinlich auch nicht minimierend hilfreich sein.

      Ich vergleiche das ein wenig mit dem Einsatz von Scrum in der SW-Entwicklung bei meinen eigenen Projekten für den Behördenbereich (zB Ministerium für Gesundheit in DE)
      – Dadurch erreichte ich in meinen Projekten ebenfalls ein Mindestmass an SW-Dokumentation und Anwender-Dokumentation.
      – Die darüber hinaus gesetzlich vorgeschiebene Sichheitsdokumentation lt. BSI-Vorgabe konnte ich da leider auch nicht reduzieren.

      Liebe Grüße,
      Manfred

  3. Autor
    Manfred Brandstaetter 4 Jahren vor

    Sehr geehrter Herr Seitzer,

    ich bedanke mich für Ihr Interesse an der agilen Methode des Prozessmanagements und freue mich,
    wenn die Methode Scribble Ihnen in der Gestaltung Ihrer Masterthesis hilfreich ist.

    Sorry – hat ein wenig länger gedauert, dass ich mich bei Ihnen gemeldet habe!

    Gerne sende ich Ihnen anbei die Kurzanleitung von Scribble zu.

    Auf Ihr Feedback freut sich,
    mit besten Grüßen Manfred Brandstätter

    • Dominik Seitzer 4 Jahren vor

      Sehr geehrter Herr Brandstätter,

      vielen Dank für die Zusendung der Kurzanleitung! Der Einblick in die Methode hat mir in der Tat weitergeholfen.
      Scribble gefällt mir sehr gut, da Sie die innovativen Bestandteile von Scrum sinnvoll auf das Anwendungsgebiet des Prozessmanagements transferieren, ohne dabei zu strikt an das Scrum-Framework gebunden zu sein, sondern stattdessen andere nützliche Elemente integrieren.

      Ich wünsche Ihnen weiterhin viel Erfolg mit Scribble und gutes Gelingen beim Verfassen Ihres Buches

      Schönes Wochenende

      Viele Grüße
      Dominik Seitzer

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