Die Werkzeuge in der Verwendung von Scribble

Die verwendeten Werkzeuge und Tools

Grundsätzlich

In Scribble, werden Werkzeuge aufeinander aufbauend verwendet, die ähnlich wie in der Film- oder in der Theaterproduktion, Anwendung finden.

 

Drehbuchmappe

Das Drehbuch beschreibt einerseits das Anforderungsprofil des gesamten Vorhabens mit seinen Detailanforderungen (Handlungen) in der Pre-Produktion und dient als Teil der Dokumentation in der Post-Produktion eines Scribble Vorhabens. Das Drehbuch besteht aus vier Kapiteln, wird als Drehbuchmappe vom Prozess Manager erstellt und von ihm ständig ergänzt und verfeinert:

  • Kapitel 1 – Im Exposee wird analog zum Filmgenre, wo die Grundlagen des Films beschrieben steht, wie zB ob es sich um ein Schauspiel, Komödie, Dokumentarfilm handelt, in Scribble die Unternehmensmission beschrieben, wie zB: Wofür steht das Unternehmen mit seinen Abläufen? Was ist die Zielsetzung und was sind die Rahmenbedingungen des aktuellen Prozessmanagement Vorhabens? „Ein konkretes Beispiel dazu: Morgens und nachmittags ist das Lokal ein Cafe im Wiener Kaffeehausstil, mittags und abends wird es als Restaurant geführt; Zielsetzung des aktuellen Prozessvorhabens ist die Definition eines 4-Schichtbetriebes um die unterschiedlichen Kundenerwartungen noch besser und vor allem noch „trennschärfer“ erfüllen zu können.“
  • Kapitel 2 – In der Rollenbeschreibung werden analog zum Film alle involvierten Rollen (Prozessbeteiligten) aufgelistet und sofern möglich, im Detail beschrieben. Die Hauptrolle, der Kunde (Endkunde oder Prozesskunde) wird im Detail mit seinen Erwartungen und Konsumverhalten beschrieben. Die Rolle des Endkunden ist der Konsument, der das fertige Produkt oder die Dienstleistung beim Unternehmen kauft und konsumiert. Als Prozesskunde wird zumeist ein Mitarbeiter der eigenen Organisation bezeichnet, der mit den Teilerzeugnissen (Produkte und/oder Dienstleistungen) weiterarbeitet und einem weiteren Prozesskunden oder Endkunden zuarbeitet. Diese Art von Rollenbeschreibung des Kundens wird auch als Persona bezeichnet.
  • Kapitel 3 – Im Plot werden alle Handlungen (Prozesse eines Unternehmens) identifiziert und mitsamt den Beziehungen zueinander, grafisch grob im Überblick gestaltet. Die Besonderheit dieser Darstellungsform ist, dass die Handlungen aus der zentralen Sicht der Protagonisten (Endkunden bzw. Prozesskunden) gezeichnet werden. Im Kapitel 3 werden diese oben beschriebenen Handlungsstränge grafisch ausformuliert. Im traditionellen Prozessmanagement wird diese Form der Darstellung auch als Prozesslandkarte bezeichnet, nur mit dem Unterschied, dass in Scribble der Kunde im Zentrum aller Handlungsstränge steht.
  • Kapitel 4 – In der Process Story Liste des Drehbuchs werden nun vom Process Manager die im vorherigen Kapitel grob beschriebenen Handlungen – unterteilt in Kern- und Supportprozesse eines Unternehmens – als sogenannte Process Stories, wie folgt beschrieben: „WAS soll der Prozess erzeugen und bewirken bzw. WAS ist das Prozessergebnis“. Der generische Syntax einer Process Story lautet: In der Rolle (eines Endkunden oder Prozesskunden, zB als Produktionsleiter) – benötige ich folgende Funktionalität (zB einen validen Produktionsauftrag) – damit ich folgende Zielsetzung (zeitgerechte und einheitliche Herstellung eines Produktes) erreiche. Diese Zielsetzung wird detailliert mit den Akzeptanzkriterien auf dieser Process Story zusätzlich angeführt und aufgelistet. Um dem Team schon eine priorisierte Vorgabe für die Umsetzung zu geben, listet der Process Manager die Stories in Form einer priorisierte Tabelle auf. Diese priorisierte Liste der Process Stories wird ständig vom Prozess Manager in enger Abstimmung mit den Endkunden oder Prozesskunden adaptiert. Jede Handlung wird daher in Form einer Process Storiy beschrieben und mit jeweils einem Abnahmekriterium versehen.

 

Storyboard

  • Das Storyboard ist grafisch gestaltete Liste, in der pro Szene beschrieben steht, „WIE die jeweilige Process Story in Form verschiedener Teilprozessen oder Tätigkeiten funktioniert“.
  • Im Storyboard werden dabei die am höchsten priorisierten Process Stories von der Process Story Liste der Drehbuchmappe (Kapitel 4) übernommen und vor der nächsten Etappe weiter in einzelne Tätigkeiten unterteilt.
  • Die daran folgende Aufgabenzuordnung durch die beteiligten Personen wird von ihnen autonom vorgenommen. Es gibt dabei keine verordneten Anweisungen
  • Das Storyboard wird vom Team erstellt und beschreibt für jede Process Story detailliert – welche Teilprozesse und Tätigkeiten von welchen Personen (Prozessmitarbeiter) mit welchen Requisten (Prozessressourcen) produziert, abgearbeitet, gesteuert werden.
  • Wie im Storyboard der Filmbranche, wird in Scribble pro Szene ein Teilprozess als Foto, Zeichnung oder Textbeschreibung abgebildet. Darunter befinden sich, wie die Beschreibung der einzelnen Aktivitäten pro Filmszene (gesprochenener Text, Kameraeinstellung- und -führung, Standort, Backround-Musik, Requisiten), die jeweiligen Beschreibungen des Teilprozesses im Unternehmen.

 

Diverse Listen

  • Eine wichtige Liste stellt dabei die Problem- oder Hindernisliste Analog zu Scrum ist sie eine Auflistung mit Problemen, die während einer Etappe anfallen, vom Scribble Master geführt und abgearbeitet werden. Dem Team dient sie einerseits als Überblick auf alle offenen und das Team behindernden Aspekte sowie andererseits dem Scribble Master als Arbeitsliste zum Beseitigen dieser Hindernisse.
  • Die Requisitenliste ist analog zur Film- und Theaterbranche eine Auflistung der notwendigen Requisiten (Personen, Werkzeuge, Materialen, Maschinen) jener Handlungen, die in der kommenden Etappe entwickelt, simuliert und trainiert, sowie dokumentiert werden.

 

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